Как провести успешную закупку для вашего бизнеса в нужный срок на оптимальных условиях? Делимся основными правилами:
1. Корректно, полно и чётко формулируйте требования к предмету закупки и правила проведения процедуры
Публикация закупки, в которой отражены все существенные критерии, его количественные характеристики, позволит существенно снизить количество запросов на разъяснение со стороны участников, а также сделает более заметной и привлекательной процедуру на сайтах агрегаторов закупок.
2. Устанавливайте реалистичные сроки подачи предложения в зависимости от предмета закупки
Оптимальный срок для публикации закупки – 7 дней. За это время все, заинтересованные в закупке, поставщики будут иметь возможность подать свое предложение.
3. Укрупняйте объёмы и суммы закупок, если есть такая возможность
Как показывает практика, закупки менее 100 тыс. руб. не привлекательны для поставщиков. Попробуйте объединить свои закупки на идентичные позиции либо сформировать закупку на будущее (из расчёта потребностей вашего бизнеса в ближайшие 3-6 месяцев) для получения более выгодного предложения.
4. С учетом текущей экономической обстановки, не требуйте от поставщиков и подрядчиков согласия с длительной отсрочкой платежа и фиксацией цен
Фиксация цены и отсрочка платежа могут значительно сократить количество поданных предложений. В особенности это относится к закупкам товаров. На услуги допустима небольшая отсрочка платежа, так как цены на физический труд более стабильны, чем на товар.
5. Указывайте в описании процедуры возможность рассмотрения аналогов, особенно по импортной продукции
Многие импортные поставки прекращены, и дата возобновления неизвестна. При этом если вы укажете, что готовы рассматривать аналоги, то с большой долей вероятности получите предложения на закупку товаров со схожими характеристиками от российских производителей.
6. Не дублируйте одну и ту же закупку на разных электронных торговых площадках
Это сильно смущает поставщиков, они не понимают, как и где именно будет приниматься решение о выборе победителя, и, как следствие, вы не получите достаточное количество предложений ни на одной из площадок и желаемый результат в торгах.
7. Приглашайте к участию в закупке текущих поставщиков и подрядчиков
Для эффективного и удобного проведения процедур приглашайте к участию всех возможных поставщиков и подрядчиков, в том числе тех, с кем вы уже работаете. А ещё это банальная вежливость, которая повышает желание иметь дело с вами.
8. Не принимайте предложения поставщиков и подрядчиков вне площадки
Для того, чтобы закупка прошла наиболее эффективно, должна быть создана конкурентная среда. Если кто-то из поставщиков будет подавать своё наилучшее предложение вне площадки, то другие поставщики не будут иметь ориентира для снижения цены своего предложения.
9. Завершайте прием предложений в рабочее время
Так как поставщики зачастую имеют стандартный рабочий день, следовательно, подать предложение они смогут только в рабочее время. Нестандартное время завершения приёма предложений (выходные и праздничные дни, ночное время и пр.) снижает количество предложений.
10. Соблюдайте установленный ориентировочный срок подведения итогов и своевременно завершайте процедуру
Если выбор победителя по вашим внутренним регламентам требует большего времени, то советуем добавлять данную информацию в описании к закупке. Незавершённые длительное время процедуры без обратной связи снижают доверие поставщиков, и они в следующий раз могут не прийти на ваши закупки. Кроме того, это негативно сказывается на репутации компании.